O que é a Validação de Registos?

A validação de registos é uma das novas funcionalidades da versão 1.6 do Sistema PORBASE 5, que foi sugerida pelos utilizadores. Foi detectada a necessidade de fazer a avaliação das catalogações, antes de colocar os registos disponíveis para a pesquisa pelo público. É prática corrente algumas instituições catalogarem em diversas bases de dados de trabalho, tendo de importar posteriormente os registos, quando terminados e validados, para uma base central. Esta prática levanta vários problemas, que passam, entre outros, pela desmultiplicação de importações ou a não existência de cópias de segurança dessas bases auxiliares.

A validação de registos permite que numa única base de dados, se possam marcar os registos como validados, aqueles que foram considerados como aptos para serem disponibilizados à consulta pública, ou não validados, aqueles que ainda devem ser alvo de uma qualquer acção de catalogação.

A activação da funcionalidade é opcional e global ao sistema, pelo que ao estar activa, ficará activa para todas as bases de dados. Activar esta funcionalidade fará com o utilizador público possa apenas pesquisar os registos marcados como validados, tanto pela interface de pesquisa local (PACWIN) como pela interface de pesquisa em linha (PACWEB). Os utilizadores profissionais passam a ter disponível no PACWIN um filtro que lhes permite pesquisar por registos validados, registos não validados e todos os registos.

Conforme informação presente no ponto 8.1.3 do manual do CATWIN, para um operador do sistema PORBASE 5 poder validar registos, essa permissão deverá estar disponível para o seu login no Módulo de Administração. Com essa permissão disponível, no menu Configuração do CATWIN, o operador em causa poderá activar a funcionalidade Validação de Registos. A partir desse momento a funcionalidade está global ao sistema e os operadores com essa permissão poderão validar e/ou retirar a validação de um ou mais registos através do menu Registo ou através do botão na barra de ferramentas.